Navigeren door verandering: het belang van een leerpad
Wij mensen houden niet zo van verandering. Het liefst doen we dingen volgens een vast patroon en willen we weten wat ons te wachten staat. Elke dag weer die routine: bammetjes smeren, ontbijten, kinderen naar school en hup aan het werk. Maar soms moet de boel even worden opgeschud. Vooral binnen organisaties, om zo processen te optimaliseren, de groeimentaliteit weer aan te wakkeren of om te kunnen innoveren. Alleen, hoe pak je dat aan? Hoe ga je veranderingen in je organisatie stroomlijnen, zonder dat je medewerkers massaal hun hakken in het zand zetten? Dat kan bijvoorbeeld met een leerpad.
Waarom verandering doorvoeren in je organisatie?
Eerst de vraag: waarom zou je veranderingen moeten doorvoeren in je organisatie? De wereld om ons heen verandert steeds sneller en de technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een moordend tempo op. Veel meer dan ooit gaan zaken digitaal en komen er minder mensenhanden aan te pas. Of er wordt vaker online of locatie onafhankelijk gewerkt. Daar moet je als organisatie op in kunnen spelen. Je moet kunnen meebewegen met alles wat er om ons heen gebeurt. Dus verandering is nodig en dat niet alleen: je moet in staat zijn die verandering eenvoudig door te kunnen voeren.
Ontwerp een leerpad
En nu weer terug naar het leerpad. Het is een methode die we bij E-learning Training gebruiken bij het ontwerpen van diverse leeroplossingen. Je kijkt naar de verandering die je door wilt maken en alles eromheen. Stel: je wilt op een agile manier gaan werken in je organisatie, omdat je vindt dat het allemaal efficiënter kan. Jouw medewerkers wil je daar natuurlijk in meekrijgen. Met een leerpad voor je organisatie of medewerker krijg je voor elkaar dat die verandering écht plaatsvindt. Een leerpad kan bestaan uit diverse leeroplossingen en communicatievormen. Zoals e-learnings, microlearnings, filmpjes, posters, handouts, mentorbegeleiding en fora.
En hoe ontwerp je zo’n leerpad nou? Wij gebruiken hier twee methodes voor: het ADKAR-model en Design Thinking.
Wat is het ADKAR-model?
Als je jouw medewerkers wilt helpen omgaan met veranderingen, dan kun je daarvoor het ADKAR-model gebruiken. Dit model wordt vaak gebruikt bij verandertrajecten. Het is ontwikkeld door Jeffrey M. Hiatt, de oprichter van Prosci Research, een organisatie die gespecialiseerd is in verandermanagement. ADKAR staat voor de vijf stappen die jouw individuele medewerker moet doorlopen om succesvol te kunnen omgaan met veranderingen:
1. Awareness (Bewustzijn): Dit is het eerste stadium waarin jouw medewerkers bewust worden van de noodzaak van verandering. Ze begrijpen waarom de verandering nodig is en wat er op het spel staat. Dit is echt cruciaal!
2. Desire (Verlangen): In dit stadium worden jouw medewerkers gemotiveerd en gaan ze de verandering als het ware omarmen. Ze snappen hoe de verandering hen persoonlijk zal beïnvloeden en ze zien de voordelen.
3. Knowledge (Kennis): Jouw medewerkers weten wat er aan kennis en vaardigheden nodig is om de verandering succesvol te maken. Ze krijgen trainingen en opleidingen om zich voor te bereiden op de nieuwe situatie.
4. Ability (Vermogen): Het vermogen om de nieuwe manier van werken of denken toe te passen in de praktijk. Jouw medewerkers starten al om het geleerde in de praktijk te brengen en ze krijgen feedback. Ze hebben de vaardigheden en krijgen de ruimte en de tools.
5. Reinforcement (Versterking): Dit is het laatste stadium. Hierin wordt de verandering stevig vastgelegd in de organisatiecultuur. Positieve resultaten worden erkend en beloond. En er worden maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de verandering blijvend is.
Het ADKAR-model is een handig hulpmiddel voor organisaties om het proces van verander-management te begrijpen en te beheren. Hierbij staan de mens en de individuele ontwikkeling van jouw medewerker centraal. Daarnaast wordt er ook gekeken naar hoe jouw medewerkers verandering ervaren en aannemen. Binnen het ADKAR-model is er veel ruimte voor training en opleiding in allerlei vormen. Van e-learnings tot werkplekleren. Er wordt in ieder geval sterk gekeken naar wat er aan kennis en vaardigheden nodig is om die verandering succesvol te implementeren.
Het ADKAR-model helpt om vooraf te bepalen welke stappen je moet zetten om het juiste doel te behalen. Het helpt ook om achteraf te achterhalen waarom veranderingen niet goed werken, zodat je leert tijdens evaluatiemomenten.
ADKAR in de praktijk
Bepaal eerst wat je exact wilt veranderen; alles moet helder zijn voordat je gaat communiceren richting medewerkers. We zitten hier in stadium A van Awareness. Je wilt voorkomen dat jouw mensen voor verrassingen komen te staan, dit kan namelijk zorgen voor verzet. Dus bekijk wat er moet gebeuren, hoe je dit wilt communiceren en vertel het zo simpel mogelijk. Gebruik bijvoorbeeld intranet, een e-mailnieuwsbrief of stuur een fysieke brief aan je medewerkers thuis.
Leg vervolgens aan je medewerkers uit wat je van hen verwacht om die veranderingen ook echt voor elkaar te krijgen. Maar vooral: wat hebben zij eraan en hoe waardeer jij je medewerkers daarin? Dat zorgt voor draagvlak. Wat erg leuk is om te doen hierbij: maak een quiz en ‘overhoor’ je medewerkers. Dan zijn ze extra trots als ze weten wat er gaat veranderen.
Daarna breng je het in de praktijk. Regel hiervoor passende opleidingen en trainingen. Daarbij is het prettig als managers ook deelnemen, om zo alle medewerkers erbij te betrekken en draagvlak te vergroten. Motiveer elkaar en evalueer continu. Kunnen ze het geleerde al in de praktijk brengen?
Als je het ADKAR-model op de juiste manier toepast, krijg je meer betrokkenheid van je medewerkers en willen ze hun kennis graag uitbreiden. Organisatorische veranderingen kunnen hiermee sneller, effectiever en met meer plezier doorgevoerd worden!
Wat is Design Thinking?
Een andere manier om veranderingen te implementeren in jouw organisatie, is Design Thinking. Het is een manier van denken waarbij je op een gestructureerde manier een aantal stappen doorloopt. Samen met anderen kun je hiermee op een creatieve manier problemen oplossen of innoveren. Het is echt een andere manier van denken, waarbij je veel experimenteert met je team. Je leert Design Thinking meteen toe te passen in de praktijk. De klant of gebruiker van jouw product of dienst staat hierbij centraal.
Design Thinking in de praktijk
Stel je wilt een nieuwe app maken voor online bankieren. Dan ga je niet meteen uit van de hoofdprijs of van een Rolls Royce, maar juist van een prototype of een minimal viable product (MVP). De basis moet goed zijn. Daarna ga je het prototype testen, finetunen en leer je in de praktijk. In het kort werkt Design Thinking volgens vijf stappen:
1. Heb empathie: Zorg dat je de gebruiker kent en volledig inzicht krijgt in zijn uitdagingen.
2. Definieer het probleem: Heb je de juiste informatie? Analyseer die informatie dan uitgebreid. Dan weet je zeker wat het echte probleem is en kun je een oplossing bedenken voor de klant of gebruiker.
3. Genereer ideeën: Genereer zoveel mogelijk ideeën, filter ze en kies vervolgens het beste idee.
4. Maak een prototype: Het beste idee wordt uitgewerkt tot een prototype. Het is een goedkope en eenvoudige variant van het eindproduct.
5. Test de oplossing: Het prototype wordt getest op de doelgroep. Ook tijdens de testfase is empathie essentieel. Zorg dat je weet hoe de doelgroep jouw prototype ervaart.
Design Thinking bij veranderingen
Deze manier van denken kun je ook inzetten bij veranderingen in je organisatie. Bedenk wat je wilt veranderen en hoe je jouw medewerkers hierin wilt meenemen. Je leert vervolgens van de praktijk. Begin met een klein clubje van verschillende medewerkers, de échte ambassadeurs van jouw bedrijf. Zij kunnen jouw idee verder uitwerken en testen in de praktijk. Learning by doing. Andere medewerkers zullen deze manier eerder omarmen, omdat het niet wordt opgelegd door een manager, maar juist wordt gepromoot door andere collega’s.
Hoe ziet jullie leerpad eruit?
Dus als je veranderingen in jouw organisatie succesvol wilt laten slagen, zijn er meerdere opties die daarbij helpen. Het is vooral belangrijk dat jouw medewerkers hierbij centraal staan. Dan zijn ze eerder geneigd mee te gaan met die verandering. Hulp nodig met het uitstippelen van jullie leerpad? Laten we koffie drinken en er samen naar kijken!
