Hoe maak je effectieve onboarding met elearning?
Twee weken na mijn start bij dit bedrijf kondigde Premier Rutte de intelligente lockdown aan. Ik had onwijs leuke eerste weken gehad, maar toch was het wel een korte tijd om de organisatie en mijn collega’s goed te leren kennen. Ik zal vast niet de enige zijn geweest die in deze situatie terecht kwam: net begonnen met een nieuwe baan en dus ingewerkt moeten worden op afstand. Dat was af en toe best ingewikkeld! In deze omstandigheden kan onboarding met elearning erg effectief zijn.
Voor sommige mensen is remote working de normaalste gang van zaken. Dat maakt on-the-job onboarding een uitdaging voor organisaties. Al helemaal als je het nog enigszins persoonlijk wilt maken.
Effectieve onboarding op afstand is dus best lastig, terwijl medewerkers goed inwerken wél heel belangrijk is. De medewerker leert tijdens de onboarding periode de cultuur, de geschiedenis, processen en werkwijzen van het bedrijf kennen. Het kan ervoor zorgen dat de talenten van de nieuwe medewerker echt tot zijn recht komen en dat hij/of zij zich onderdeel voelt van het team. Je hebt waarschijnlijk veel tijd besteed aan het vinden van nieuw talent voor jouw organisatie. Hoe zonde is het dan als de capaciteiten van die persoon niet tot uiting kunnen komen? Een goed inwerkprogramma zorgt er ook voor dat medewerkers over een langere tijd meer bevlogen zijn in hun werk. Een relatief kleine moeite met veel impact dus!
Laten we eens kijken naar wat effectieve manieren zijn om medewerkers in te werken op afstand: elearning, een buddy, videobellen, het maken van een toolbox en hoe het 70:20:10 model van toepassing is op onboarding. Je raadt het misschien al, elearning wordt vaak gezien als één van de meest effectieve methodes!
Effectieve onboarding met Elearning
Onboarden met elearning onpersoonlijk? Helemaal niet! Je kunt op heel veel verschillende manieren een onboarding via elearning persoonlijk maken. Bijvoorbeeld door er filmpjes in te zetten van bestaande medewerkers die je welkom heten of uitleg geven. Je kunt er opdrachten in verwerken om mensen aan te spreken en te leren kennen binnen het bedrijf (denk aan je directe collega’s, de receptioniste etc.).
Met een elearning module hebben werknemers op hun eerste dag meteen iets te doen. Vaak is een eerste dag heel erg zoeken en veel vragen. Met een elearning kun je hiervan al een heleboel wegnemen zonder dat het veel tijd kost om te begeleiden.
Wat kun je hier zoal in laten zien/uitleggen?
- Achtergrondinformatie over het bedrijf (geschiedenis, missie en visie, kernwaarden, organisatiestructuur, bestuur, OR)
- Leuke weetjes over de cultuur en mensen
- De werkzaamheden van het bedrijf (wat doet het bedrijf precies? wat is het bedrijfsmodel?)
- De werking van bepaalde (software) systemen, zoals het HR systeem en intranet
- De indeling van het gebouw: wat kun je waar vinden?
- De omgeving van het gebouw: waar vind je die leuke lunchroom, waar kun je even een rondje lopen, waar kun je je auto kwijt?
Een leuke manier om de onboarding elearning interactief te maken is doormiddel van gamification. Zo kun je iemand bijvoorbeeld letters laten verzamelen door de module heen die samen de kernwaarden of visie van het bedrijf vormen. Of denk aan een afkortingenbingo: laat een deelnemer zoeken naar afkortingen die typisch zijn voor de organisatie.
Het mooie is dat een onboarding elearning niet alleen maar hoeft te gaan over de 10% die je formeel leert, maar je ook kan uitdagen om zelf op onderzoek uit te gaan en zo te leren van je eigen ervaringen (de 70%) of om collega’s aan te spreken en te leren uit de interactie (20%).
Lees meer over hoe je elearning leuker maakt in ons andere blog.
Onboarding met een Buddy
Een buddy toewijzen aan een nieuwe medewerker is eigenlijk altijd een goed idee, maar al helemaal wanneer de medewerker veel of alleen maar vanuit huis werkt. De buddy kan fungeren als het eerste contactpunt en kan de nieuwe medewerker wegwijs maken door de organisatie. Zo weet diegene bij wie hij of zij terecht kan voor alle vragen en is de drempel minder hoog om contact te zoeken. Dit kan extra steun bieden tijdens de inwerkperiode.
Onboarding met Videobellen
Zet je camera aan tijdens het bellen, het liefst zo vaak mogelijk! Onderzoek wijst uit dat lichaamstaal en non-verbale communicatie onwijs belangrijk is voor het overbrengen van wat je wil zeggen. Door vaak video te bellen leren jullie elkaar echt beter kennen. Heb je al een geprobeerd om je camera aan te laten staan terwijl je aan het werk bent? Zo kun je de persoon die ingewerkt moet worden on the spot begeleiden en snel van gedachten wisselen.
Daarnaast is het ook belangrijk om informele belmomenten met elkaar in te plannen. Zo krijgt iemand sneller het gevoel erbij te horen. Gelukkig had ik met mijn collega’s minimaal twee keer per dag contact: in de ochtend voor een SCRUM sessie en in de middag voor een virtueel kopje koffie!
Onboarding Toolbox
Zorg dat alle belangrijke documenten op een handige plek staan opgeslagen en stuur op de eerste dag een mail met deze link. Zo hoeft de nieuwe medewerker niet eindeloos te speuren naar relevante bestanden voor zijn of haar werk. In de e-learning kun je uiteraard verwijzen naar deze onboarding toolbox!
Mix & match Onboarding
Er zijn dus allerlei manieren om onboarding van medewerkers effectief te maken, zelfs als de medewerker niet fysiek aanwezig is. Het bekende 70:20:10 model voor leren en ontwikkelen van Charles Jennings is ook van toepassing op onboarding. Volgens dit model gaat 10% van wat we leren via de weg van formele trainingen. Een iets groter gedeelte (20%) leer je door interactie met anderen, maar het allergrootste gedeelte (70%) leer je door eigen ervaringen op te doen. Alhoewel het model in het verleden niet altijd wetenschappelijk onderbouwd is, wordt de filosofie veel als richtlijn gebruikt door organisaties.
Een combinatie van formele training (zoals elearning), interactie met andere collega’s (een buddy) en het stimuleren van het opdoen van eigen ervaringen tijdens de inwerkperiode kan dus heel effectief zijn. Onthoudt dat de inwerkperiode wel 6 tot 12 maanden kan duren. Blijf de medewerker dus ondersteuning bieden in de periode dat hij of zij zelf ervaring opdoet op de werkvloer!
Wij denken graag met je mee over hoe onboarding in jouw bedrijf kan worden vormgegeven. Het lijkt ons leuk om te sparren over jouw situatie! Plan een snelle expert check-in met een van onze learning consultants.
