Wordt nieuwe software niet op de juiste manier gebruikt in jouw organisatie? Maak een instructievideo voor je medewerkers!
Door Annemarie Rebel
8 handige tips voor het maken van een effectieve instructievideo
Stel je voor, je hebt net duizenden euro’s en tijd geïnvesteerd in de ontwikkeling en/of implementatie van een nieuw ERP of CRM systeem. Na een paar maanden kom je erachter dat medewerkers het systeem niet op de juiste manier gebruiken en er maar niet aan kunnen wennen. Hoe zonde is dat?! Het doel van het nieuwe systeem is waarschijnlijk juist efficiënter en effectiever werken, en niet het tegenover gestelde. In dat geval kan het heel verstandig zijn om de werking van het systeem over te brengen op je werknemers door middel van een heldere instructievideo in een e-learning module.
Instructievideo’s effectiever dan instructies op papier
Onderzoek wijst uit dat opleiden via effectieve instructievideo’s vele malen effectiever is dan het geven van instructies op papier (Van der Meij & Van der Meij). Vaak vinden medewerkers het ook lastig om over te stappen van een manier van werken die ze gewend zijn naar een nieuwe manier van werken. Daarnaast is het natuurlijk sowieso fijn voor nieuwe medewerkers om instructievideo’s aan te bieden in het onboarding traject. Een motiverende instructievideo kan dan echt een uitkomst bieden!
Hans van der Meij en Jan van der Meij schreven daar een artikel over en geven ons de volgende 8 tips voor het maken van een effectieve instructievideo of animaties.
Tip 1: een goede titel van je instructievideo is het halve werk
Met een duidelijke titel ben je makkelijk vindbaar door gebruikers. En dat is belangrijk want hiermee vermijd je een hoop frustratie of het risico dat je doelgroep vroegtijdig afhaakt! De titel van de video of animatie moet beknopt vertellen wat de deelnemer gaat leren en het liefst schrijf je de titel in de actieve vorm. Een korte samenvatting toevoegen bij je video kan de deelnemer daarnaast helpen bij het vinden van waar hij naar opzoek is.
Tip 2: how to? Zo maak je het dus effectief!
Als je wil dat de deelnemer de stappen goed aanleert dan kan het inbouwen van een ‘how-to’ video heel effectief zijn. Dit is een real-life voorbeeld van de stappen die de gebruiker gaat leren. Vaak wordt dit weergegeven aan de hand van een schermopname met voice-over. Het is hierbij belangrijk om een menselijke stem te gebruiken (geen robot stem) en te zorgen dat de stem synchroon loopt met wat er op het scherm te zien is.
Tip 3: in control in de video
Geef de gebruiker zoveel mogelijk controle over het bekijken van de instructievideo of animatie. Het is fijn als iemand zelf de video kan starten, stoppen, terugspoelen en pauzeren. Denk bijvoorbeeld aan even stopzetten of even terugspoelen om een ingewikkeld stukje te begrijpen. Dit geeft de deelnemer een gevoel van autonomie. Zo kan de deelnemer op zijn eigen tempo leren, wat weer leidt tot een betere opname van de stof!
Tip 4: geef een korte preview
Gebruik een korte preview, zoals bijvoorbeeld een demo, om aan de gebruiker uit te laten zien wat kan worden verwacht in de instructievideo die de gebruiker gaat bekijken. Op die manier laat je de gebruiker zien waar hij naartoe werkt, wat hij gaat leren en wat dus het einddoel is. Vooraf duidelijk communiceren geeft de gebruiker zekerheid, wat zorgt voor een hogere motivatie. Handig is om hierbij het doel goed te communiceren en om informele taal te gebruiken.
Tip 5: maak je instructievideo praktisch en concreet
Het belangrijkste doel van een instructievideo is dat de deelnemer aan het einde een taak of opdracht foutloos kan uitvoeren. Houd de tekst in de video of animatie daarom zo concreet mogelijk zonder al teveel poespas, en houd de focus op de te nemen stappen. Dit geldt ook voor de audio: geef geen extra informatie op het moment dat de te leren stappen uitgelegd worden. Dit leidt de deelnemer namelijk teveel af van de instructies die worden gegeven. Leg eventueel belangrijke concepten, begrippen en/of theorie uit in de preview, tussen twee hoofstukken in of aan het eind van de video.
Tip 6: zorg voor duidelijke voorbeeldopdrachten
Probeer je hierbij te verplaatsen in de gedachtegang en acties die het meest logisch zijn voor de eindgebruiker. Volg als het waren de “flow” van de deelnemer. Hiervoor kan je best even met iemand van de doelgroep sparren. Verder zijn tips: gebruik audio om stappen uit te leggen, laat steeds korte stukjes zien gevolgd door een pauze en gebruik highlights om uit te lokken waar een deelnemer moet kijken.
Tip 7: hou je instructievideo kort maar krachtig voor effectiviteit
Tijdens het volgen van een instructievideo moet een gebruiker veel verschillende stappen en informatie tot zich nemen, wat kan leiden tot ‘cognitive overload’. De deelnemer moet de informatie niet alleen begrijpen, hij moet ook onthouden hoe de stappen later zelf toegepast kunnen worden. Hiervoor zijn een aantal tips:
– Breek de instructies op in kleine stappen
– Hou de voorbeelden tussen de 15 en 60 seconde
– Bouw pauzes in en laat de gebruiker zelf aanklikken wanneer hij verder wil
– Laat irrelevante informatie weg
– Bouw een duidelijk begin en eind in
De laatste tip voor effectieve instructievideo 8: oefening baart kunst!
Laat de deelnemer na het kijken van een instructievideo even oefenen met een heldere opdracht, een ‘try me’. Schets de situatie en vertel wat de gebruiker gaat doen. Gebruik voor de opdracht dezelfde structuur en tekst als voor de instructievideo zelf. Sluit de video af met een reflectie en debriefing. Zorg ervoor dat de video of animatie beschikbaar blijft voor de gebruiker, zodat iemand altijd even terug kan kijken.
Het gebruiken van instructievideo’s kan dus een effectieve manier zijn voor het overbrengen van kennis aan medewerkers. Zo haal je het meeste uit je nieuwe software! Daarbij is het belangrijk dat je rekening houdt met de vormgeving, instructies en praktische toepasbaarheid. Benieuwd naar wat wij hierin voor je kunnen betekenen? Kijk bij software training en e-learning op maat naar voorbeelden en meer informatie.
